Senin, 30 April 2012

Pemecahan Masalah (Problem Solving)


Oleh: Thamrin PH Simanjuntak
Perusahaan membuka cabang di luar negeri; dua perusahaan sepakat untuk bergabung menjadi satu perusahaan; organisasi melakukan perampingan dan menyediakan fasilitas pensiun dini bagi karyawannya; perusahaan menjual saham ke bursa saham dan menjadi perusahaan terbuka; perusahaan menggunakan logo baru sebagai indentitas perusahaan yang lebih baik; dan banyak lagi indikator perubahan pada perusahaan atau organisasi yang dapat diamati yang tidak lain adalah suatu bagian dari  upaya pemecahan masalah.

Masalah adalah perbedaan atau kesenjangan yang terjadi antara kondisi yang diharapkan atau seharusnya dengan kondisi yang aktual terjadi. Kondisi input atau sumberdaya, kondisi proses maupun kondisi prestasi perusahaan. Pemecahan masalah dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan kesenjangan tersebut.
Suatu perusahaan sulit sekali bertumbuh. Keuntungan yang ada tidak bisa dipakai untuk menambah modal karena habis terpakai untuk merawat modal atau peralatan yang ada. Perusahaan melihat bahwa terjadi kesenjangan ketersediaan dana untuk ekspansi agar perusahaan bertumbuh. Mengatasi masalah ini perusahaan dapat mengajukan pinjaman ke bank, menjual sebagian saham untuk mendapatkan sejumlah dana yang cukup.

Masalah bisa bersifat sehari-hari atau rutin atau masalah yang jarang terjadi. Masalah yang rutin dapat dipecahkan dengan mencontoh pemecahan masalah terdahulu yang sudah terbukti keberhasilannya. Masalah yang jarang terjadi akan membutuhkan pemecahan melalui usaha yang lebih, dan tidak jarang membutuhkan waktu yang lebih lama.

Melihat gambaran di atas, dapat dikatakan bahwa masalah dapat terjadi di setiap tingkatan organisasi dan menjadi tugas manajer untuk berperan dalam proses pemecahan masalah tersebut..

Berikut ini adalah unsur-unsur yang terkandung dalam proses pemecahan masalah:
  • Penentuan spesifikasi masalah
  • Pengumpulan pilihan/alternatif solusi
  • Penilaian dan pemilihan solusi
  • Melaksanakan pilihan solusi dan mengendalikannya

Dalam penentuan spesifikasi masalah, dilakukan kegiatan-kegiatan seperti: Memisahkan antara fakta dengan hal-hal yang sifatnya opini, memahami penyebab-penyebab utama, memberi kesempatan kepada pihak-pihak untuk memberikan masukan, menyampaikan masalah secara jelas/nyata (sangat baik jika secara kuantitatif atau satuan rupiah), memeriksa standar-standar terkait yang sudah dimiliki perusahaan, menyampaikan pihak yang paling berkepentingan terhadap masalah tersebut, dan menghindari menjadikan masalah sebagai suatu kebetulan atau justru dicari-cari sisi manfaatnya.

Pemecahan masalah yang kompleks sebaiknya tidak dilakukan terburu-buru. Alternatif penyelesaian yang didapat tercepat belum tentu yang terbaik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengumpulan masukan solusi dari siapa saja yang terkait dengan masalah tersebut. Dalam pengumpulan masukan, selalu diingat agar solusi tidak membawa perusahaan melenceng dari tujuannya. Dan identifikasi juga alternatif solusi yang sifatnya jangka pendek dan jangka panjang.

Penilaian terhadap solusi yang akan dipilih adalah juga proses prediksi terhadap impak dari solusi tersebut. Analisis biaya dan manfaat bisa diterapkan di sini.

Akhirnya, pilihan solusi dapat diterapkan. Boleh dilakukan secara bertahap atau secara sementara sebelum diberlakukan secara lengkap.

Kasus-kasus pemecahan masalah akan kita ikuti dalam tulisan selanjutnya. Seperi kasus pemecahan masalah secara kreatif.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar