Oleh: Thamrin PH Simanjuntak
Perusahaan membuka cabang di luar
negeri; dua perusahaan sepakat untuk bergabung menjadi satu perusahaan;
organisasi melakukan perampingan dan menyediakan fasilitas pensiun dini bagi
karyawannya; perusahaan menjual saham ke bursa saham dan menjadi perusahaan
terbuka; perusahaan menggunakan logo baru sebagai indentitas perusahaan yang
lebih baik; dan banyak lagi indikator perubahan pada perusahaan atau organisasi
yang dapat diamati yang tidak lain adalah suatu bagian dari upaya pemecahan masalah.
Masalah adalah perbedaan atau
kesenjangan yang terjadi antara kondisi yang diharapkan atau seharusnya dengan
kondisi yang aktual terjadi. Kondisi input atau sumberdaya, kondisi proses
maupun kondisi prestasi perusahaan. Pemecahan masalah dilakukan untuk
mengurangi atau menghilangkan kesenjangan tersebut.
Suatu perusahaan sulit sekali
bertumbuh. Keuntungan yang ada tidak bisa dipakai untuk menambah modal karena
habis terpakai untuk merawat modal atau peralatan yang ada. Perusahaan melihat
bahwa terjadi kesenjangan ketersediaan dana untuk ekspansi agar perusahaan
bertumbuh. Mengatasi masalah ini perusahaan dapat mengajukan pinjaman ke bank,
menjual sebagian saham untuk mendapatkan sejumlah dana yang cukup.
Masalah bisa bersifat sehari-hari
atau rutin atau masalah yang jarang terjadi. Masalah yang rutin dapat
dipecahkan dengan mencontoh pemecahan masalah terdahulu yang sudah terbukti
keberhasilannya. Masalah yang jarang terjadi akan membutuhkan pemecahan melalui
usaha yang lebih, dan tidak jarang membutuhkan waktu yang lebih lama.
Melihat gambaran di atas, dapat
dikatakan bahwa masalah dapat terjadi di setiap tingkatan organisasi dan menjadi
tugas manajer untuk berperan dalam proses pemecahan masalah tersebut..
Berikut ini adalah unsur-unsur
yang terkandung dalam proses pemecahan masalah:
- Penentuan spesifikasi masalah
- Pengumpulan pilihan/alternatif solusi
- Penilaian dan pemilihan solusi
- Melaksanakan pilihan solusi dan mengendalikannya
Dalam penentuan spesifikasi
masalah, dilakukan kegiatan-kegiatan seperti: Memisahkan antara fakta dengan
hal-hal yang sifatnya opini, memahami penyebab-penyebab utama, memberi
kesempatan kepada pihak-pihak untuk memberikan masukan, menyampaikan masalah
secara jelas/nyata (sangat baik jika secara kuantitatif atau satuan rupiah),
memeriksa standar-standar terkait yang sudah dimiliki perusahaan, menyampaikan
pihak yang paling berkepentingan terhadap masalah tersebut, dan menghindari
menjadikan masalah sebagai suatu kebetulan atau justru dicari-cari sisi
manfaatnya.
Pemecahan masalah yang kompleks
sebaiknya tidak dilakukan terburu-buru. Alternatif penyelesaian yang didapat
tercepat belum tentu yang terbaik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengumpulan
masukan solusi dari siapa saja yang terkait dengan masalah tersebut. Dalam
pengumpulan masukan, selalu diingat agar solusi tidak membawa perusahaan
melenceng dari tujuannya. Dan identifikasi juga alternatif solusi yang sifatnya
jangka pendek dan jangka panjang.
Penilaian terhadap solusi yang
akan dipilih adalah juga proses prediksi terhadap impak dari solusi tersebut.
Analisis biaya dan manfaat bisa diterapkan di sini.
Akhirnya, pilihan solusi dapat
diterapkan. Boleh dilakukan secara bertahap atau secara sementara sebelum
diberlakukan secara lengkap.
Kasus-kasus pemecahan masalah
akan kita ikuti dalam tulisan selanjutnya. Seperi kasus pemecahan masalah
secara kreatif.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar