Waktu adalah uang. Ungkapan yang
menandakan bahwa waktu itu adalah sumberdaya yang berharga. Demikian halnya
dalam proses manajemen. Keterampilan mengelola waktu akan membuat seorang
manajer menjadi produktif; artinya banyak karya-karya dan penyelesaian
pekerjaan yang dilakukan dengan baik dalam waktu yang terbatas.
Suatu analisis dilakukan terhadap
setiap yang pekerjaan yang dihadapi manajer, baik itu pekerjaan rutin maupun
yang tidak rutin. Dibuatlah pengelompokan dalam empat kondisi pekerjaan
berdesarkan kriteria apakah pekerjaan itu penting atau apakah pekerjaan itu
mendesak:
- Penting dan Mendesak
- Penting Tidak Mendesak
- Tidak Penting tetapi Mendesak
- Tidak Penting dan Tidak Mendesak
Suatu pekerjaan dikatakan
penting atau sangat penting akan dilihat
dalam tingkatan kontribusi pekerjaan tersebut terhadap keberhasilan perusahaan,
kelompok/divisi, tim kerja, atau prestasi/target individu.
Penilaiaan keterdesakan adalah
berdasarkan dimensi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan yang
bersangkutan.
Dengan analisis ini, tidak heran
jika terjadi bahwa apa yang dianggap
penting atau mendesak oleh seseorang belum tentu penting atau mendesak di mata
bawahan atau atasan yang bersangkutan. Sehingga dalam manajemen waktu, harus
ditetapkan orientasi pekerjaan seorang manajer; untuk memuaskan pihak lain
(atasan, bawahan, pelanggan, pemasok,dll) atau memuaskan diri sendiri.
Dengan analisis ini pula dapat
dibuat urutan prioritas dari sederet pekerjaan yang harus diselesaikan setiap
hari, setiap minggu, setiap bulan atau sepanjang tahun.
Prioritas tentu sesuai urutan
keempat pengelompokan pekerjaan tersebut di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan
membutuhkan waktu sangat singkat dapat dijadikan pekerjaan sisipan. Namun harus
diingat bahwa ada pekerjaan yang terlihat dapat diselesaikan dengan cepat
ternyata membutuhkan waktu tambahan untuk persiapan, koordinasi, dan
perpindahan emosi disamping waktu eksekusinya yang memang singkat.
Kita lanjutkan dengan kasus-kasus
manajemen waktu pada tulisan berikutnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar