Wawancara (Interview)

Wawancara dalam konteks seleksi calon tenaga kerja, pada dasarnya adalah proses mendapatkan informasi tentang si pelamar, yang tidak didapatkan dalam surat lamaran dan riwayat hidup yang sudah disampaikan. Jadi, salah satu ciri wawancara yang baik adalah tidak mengulangi pertanyaan yang sudah dijelaskan dalam surat lamaran. Konfirmasi boleh saja dilakukan apabila ada informasi yang terlihat janggal atau kurang lengkap.

Disamping mendapatkan kesan tentang penguasaan bidang yang dilamar dan kuatnya motivasi, observasi terhadap penampilan, sikap, cara komunikasi dapat dillakukan melalui wawancara.

Ketika kandidat yang terseleksi cukup banyak, dalam arti memenuhi kualifikasi kemampuan, wawancara memungkinkan calon atasan langsung memilih secara subyektif. Dikatakan subyektif karena lebih disesuaikan dengan kondisi calon atasan tersebut; kondisi kemampuan kerja, gaya kerja dan hal-hal lain yang mungkin sifatnya pribadi.

Hal yang juga penting adalah: Wawancara adalah kesempatan untuk calon tenaga kerja menilai tentang tempat kerja yang mungkin akan menerimanya. Bagi tenaga-tenaga kunci yang sulit didapatkan di pasar tenaga kerja, penting sekali untuk menjadikan wawancara sebagai media untuk menampilkan image yang baik dan unggul tentang perusahaan.

Sebelum menyampaikan pertanyaan, sebaiknya kondisi pelamar haru kembali santai (relax). Hal ini bisa dilakukan dengan melempar komentar-komentar ringan atau humor sehingga pelamar merasa lebih akrab dengan pewawancara.

Kita akan lanjutkan dengan model-model pertanyaan yang baik dan cara penilaian (scoring).

Manajemen Stress (Stress Management)

Stress adalah kondisi kerja yang bisa dikatakan kurang mendukung dalam seseorang menyelesaikan pekerjaannya. Kalau dikatakan stress itu dibutuhkan adalah pada kasus tertentu stress dapat memacu seseorang berprestasi atau tidak santai atau malas-malasan.

Empat penyebab stress adalah Waktu, Hubungan Sosial, Lingkungan Kerja dan Harapan Negatif.

Stress yang disebabkan faktor waktu terlihat ketika pekerjaan menjadi terlalu banyak (work overload) dan terjadinya kehilangan kendali terhadap pekerjaan (lack of control).

Hubungan sosial menjadi penyebab stress ketika terjadi konflik antar peran, konflik akibat permaslahan yang terjadi dan konflik akibat tindakan-tindakan.

Lingkungan kerja juga dapat menjadi penyebab stress ketika tidak terpenuhinya syarat-syarat minimum suatu lingkungan kerja. Lingkungan kerja yang cepat berubah juga menimbulkan stress.

Ketika hasil pekerjaan dapat diprediksikan buruk maka kekuatiran akan hal ini juga menyebabkan stress.

Apakah mungkin seseorang hidup atau bekerja tanpa stress? Jika tidak ada stress maka kondisi tersebut disebut sebagai kondisi seimbang; yang tidak mungkin terjadi selama manusia selalu mencoba hal-hal baru, bertemu dengan pelanggan baru atau berhadapan dengan teknologi baru; atau dengan kata lain, selama selalu ada perubahan maka selalu ada kemungkinan terjadi stress.

Manajemen stress adalah cara bagaimana pengaruh dari stress yang terjadi tidak menurunkan prestasi kerja seseorang dan perusahaan secara keseluruhan.

Tiga cara manajemen stress adalah:

• Menghilangkan sumber stress (eliminate stressor)
• Memperkuat daya tahan atau kekebalan terhadap stress (resiliency development)
• Mengatasi stress secara cepat dan sementara (temporary coping mechanism)

Bagaimana aplikasi tiga cara tersebut untuk setiap sumber stress akan kita bahas berikutnya.

Mengenal Diri (Self Awareness)

Keterampilan pengenalan diri memungkinkan seseorang dapat mengelola kehidupan pribadi; baik pribadinya sendiri maupun orang lain; dalam internal organisasi maupun dalam interaksi bisnis dengan organisasi lain.

Ketepatan dalam pengenalan diri akan membantu dalam penentuan tindakan-tindakan yang efektif dan efisien. Efektif dalam arti membuahkan hasil atau reaksi maksimal seperti yang diharapkan. Efisien artinya tidak ada tindakan yang sia-sia, yang membuang waktu dan biaya.

Ada empat unsur dari diri seseorang yang membuatnya unik. Jika kita menemukan seseorang dikatakan sebagai sangat mirip dengan orang tertentu maka kemiripan tersebut berasal dari kemiripan unsur ini:

·        Tata Nilai

·        Sikap Terhadap Informasi

·        Kebutuhan dalam Hubungan antar Individu

·        Sikap terhadap Perubahan

Tata nilai adalah menyangkut pandangan atau penilaian terhadap harapan-harapan yang dapat diperoleh dan dinikmati secara pribadi (terminal values) seperti kenyamanan hidup, kehidupan yang menarik, rasa keberhasilan, kedamaian, penghormatan dll. (akan dibahas tersendiri). Tata nilai juga mengenai bagaimana seseorang berusaha mencapai harapannya (instrumental values), seperti adanya ambisi, pemikiran yang terbuka, kompetensi, kerapihan kerja, kemampuan memberi maaf, kesopanan dll.

Sikap terhadap informasi atau disebut juga “cognitive style” mempunyai dua dimensi: dalam hal mengumpulkan informasi (bisa secara intuitif ataukah sense-centered) dan dalam mengevaluasi informasi (di satu sisi mengandalkan perasaan atau “feeling”  dan sisi yang lain mengandalkan pemikiran “thinking”)

Ada tiga orientasi mendasar dalam kebutuhan hubungan antar individu: Pertama, berupaya melibatkan orang lain dan apakah juga  berharap untuk selalu dilibatkan; kedua, berupaya untuk mengendalikan dan mempengaruhi orang lain dan demikan juga apakah ingin selalu dikendalikan oleh pihak lain; ketiga, berupaya merasa dekat dengan orang lain dan apakah ada keinginan untuk dianggap dekat oleh orang lain. Setiap orang mempunyai kombinasi dari enam sisi dari tiga orientasi ini.

Dalam hal sikap terhadap perubahan, ada indikator yang mudah dilihat yaitu: Apakah seseorang mudah berubah atau sulit berubah. Ternyata mudah atau tidaknya seseorang berubah tergantung dari apa yang mempengaruhinya atau yang memaksa yang bersangkutan untuk berubah. Ada yang mempunyai tingkat toleransi yang tinggi pada keadaan yang tidak ideal ada juga orang yang selalu berusaha berperan untuk mengubah keadaan. Di sini orang dihadapkan untuk mengukur kondisi antara kemampuan dan kekuasaan yang dimiliki. Seseorang bisa saja mampu untuk melakukan perubahan tetapi belum tentu yang bersangkutan mempunyai kekuasaan untuk melakukannya; atau istilah umumnya “tahu diri”.

(Kita lanjutkan dalam pembahasan masing-masing unsur secara lebih rinci)

Manajemen Waktu (Time Management)

Waktu adalah uang. Ungkapan yang menandakan bahwa waktu itu adalah sumberdaya yang berharga. Demikian halnya dalam proses manajemen. Keterampilan mengelola waktu akan membuat seorang manajer menjadi produktif; artinya banyak karya-karya dan penyelesaian pekerjaan yang dilakukan dengan baik dalam waktu yang terbatas.

Suatu analisis dilakukan terhadap setiap yang pekerjaan yang dihadapi manajer, baik itu pekerjaan rutin maupun yang tidak rutin. Dibuatlah pengelompokan dalam empat kondisi pekerjaan berdesarkan kriteria apakah pekerjaan itu penting atau apakah pekerjaan itu mendesak:

• Penting dan Mendesak
• Penting Tidak Mendesak
• Tidak Penting tetapi Mendesak
• Tidak Penting dan Tidak Mendesak

Suatu pekerjaan dikatakan penting  atau sangat penting akan dilihat dalam tingkatan kontribusi pekerjaan tersebut terhadap keberhasilan perusahaan, kelompok/divisi, tim kerja, atau prestasi/target individu.

Penilaiaan keterdesakan adalah berdasarkan dimensi waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan.

Dengan analisis ini, tidak heran jika terjadi bahwa apa yang  dianggap penting atau mendesak oleh seseorang belum tentu penting atau mendesak di mata bawahan atau atasan yang bersangkutan. Sehingga dalam manajemen waktu, harus ditetapkan orientasi pekerjaan seorang manajer; untuk memuaskan pihak lain (atasan, bawahan, pelanggan, pemasok,dll) atau memuaskan diri sendiri.

Dengan analisis ini pula dapat dibuat urutan prioritas dari sederet pekerjaan yang harus diselesaikan setiap hari, setiap minggu, setiap bulan atau sepanjang tahun.

Prioritas tentu sesuai urutan keempat pengelompokan pekerjaan tersebut di atas. Untuk pekerjaan-pekerjaan membutuhkan waktu sangat singkat dapat dijadikan pekerjaan sisipan. Namun harus diingat bahwa ada pekerjaan yang terlihat dapat diselesaikan dengan cepat ternyata membutuhkan waktu tambahan untuk persiapan, koordinasi, dan perpindahan emosi disamping waktu eksekusinya yang memang singkat.

Kita lanjutkan dengan kasus-kasus manajemen waktu  pada tulisan berikutnya.

Pemecahan Masalah (Problem Solving)

Oleh: Thamrin PH Simanjuntak

Perusahaan membuka cabang di luar negeri; dua perusahaan sepakat untuk bergabung menjadi satu perusahaan; organisasi melakukan perampingan dan menyediakan fasilitas pensiun dini bagi karyawannya; perusahaan menjual saham ke bursa saham dan menjadi perusahaan terbuka; perusahaan menggunakan logo baru sebagai indentitas perusahaan yang lebih baik; dan banyak lagi indikator perubahan pada perusahaan atau organisasi yang dapat diamati yang tidak lain adalah suatu bagian dari  upaya pemecahan masalah.

Masalah adalah perbedaan atau kesenjangan yang terjadi antara kondisi yang diharapkan atau seharusnya dengan kondisi yang aktual terjadi. Kondisi input atau sumberdaya, kondisi proses maupun kondisi prestasi perusahaan. Pemecahan masalah dilakukan untuk mengurangi atau menghilangkan kesenjangan tersebut.

Suatu perusahaan sulit sekali bertumbuh. Keuntungan yang ada tidak bisa dipakai untuk menambah modal karena habis terpakai untuk merawat modal atau peralatan yang ada. Perusahaan melihat bahwa terjadi kesenjangan ketersediaan dana untuk ekspansi agar perusahaan bertumbuh. Mengatasi masalah ini perusahaan dapat mengajukan pinjaman ke bank, menjual sebagian saham untuk mendapatkan sejumlah dana yang cukup.

Masalah bisa bersifat sehari-hari atau rutin atau masalah yang jarang terjadi. Masalah yang rutin dapat dipecahkan dengan mencontoh pemecahan masalah terdahulu yang sudah terbukti keberhasilannya. Masalah yang jarang terjadi akan membutuhkan pemecahan melalui usaha yang lebih, dan tidak jarang membutuhkan waktu yang lebih lama.

Melihat gambaran di atas, dapat dikatakan bahwa masalah dapat terjadi di setiap tingkatan organisasi dan menjadi tugas manajer untuk berperan dalam proses pemecahan masalah tersebut..

Berikut ini adalah unsur-unsur yang terkandung dalam proses pemecahan masalah:

• Penentuan spesifikasi masalah
• Pengumpulan pilihan/alternatif solusi
• Penilaian dan pemilihan solusi
• Melaksanakan pilihan solusi dan mengendalikannya

Dalam penentuan spesifikasi masalah, dilakukan kegiatan-kegiatan seperti: Memisahkan antara fakta dengan hal-hal yang sifatnya opini, memahami penyebab-penyebab utama, memberi kesempatan kepada pihak-pihak untuk memberikan masukan, menyampaikan masalah secara jelas/nyata (sangat baik jika secara kuantitatif atau satuan rupiah), memeriksa standar-standar terkait yang sudah dimiliki perusahaan, menyampaikan pihak yang paling berkepentingan terhadap masalah tersebut, dan menghindari menjadikan masalah sebagai suatu kebetulan atau justru dicari-cari sisi manfaatnya.

Pemecahan masalah yang kompleks sebaiknya tidak dilakukan terburu-buru. Alternatif penyelesaian yang didapat tercepat belum tentu yang terbaik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengumpulan masukan solusi dari siapa saja yang terkait dengan masalah tersebut. Dalam pengumpulan masukan, selalu diingat agar solusi tidak membawa perusahaan melenceng dari tujuannya. Dan identifikasi juga alternatif solusi yang sifatnya jangka pendek dan jangka panjang.

Penilaian terhadap solusi yang akan dipilih adalah juga proses prediksi terhadap impak dari solusi tersebut. Analisis biaya dan manfaat bisa diterapkan di sini.

Akhirnya, pilihan solusi dapat diterapkan. Boleh dilakukan secara bertahap atau secara sementara sebelum diberlakukan secara lengkap.

Kasus-kasus pemecahan masalah akan kita ikuti dalam tulisan selanjutnya. Seperi kasus pemecahan masalah secara kreatif.

Pengambilan Keputusan (Decision Making)

Oleh: Thamrin PH Simanjuntak

Kalau petani menghasilkan padi, pandai besi menghasilkan peralatan logam, nelayan menghasilkan ikan, maka seorang manajer menghasilkan keputusan. Keputusan ini diambil dalam rangka menjalankan fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian (Plan, Implementation and Evaluation) dan fungsi-fungsi turunannya.

Kata “putus” dalam keputusan menimbulkan pertanyaan tentang apa yang di”pisah”kan atau di”lepas”kan.  Keputusan memang adalah suatu tindakan manajer untuk melepaskan berbagai pilihan dan memilih satu pilihan saja. Dalam proses manajemen, pilihan mempunyai dimensi: spesifikasi tindakan yang yang harus dilakukan, waktu dan pelakunya.  

Pengambilan keputusan dilakukan setiap kali seorang manajer menghadapi pilihan. Keputusan dapat bersifat rutin dan bersifat sewaktu-waktu. Dan ada pula yang disebut sebagai keputusan strategis, suatu keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan atau organisasi secara keseluruhan dan dalam jangka waktu yang panjang.

Kualitas keputusan dipengaruhi dua unsur utama, yaitu:

• Pengumpulan pilihan dan penjelasan positif negatif tentang pilihan tersebut.
• Pertimbangan yang dipakai oleh pengambil keputusan.

Keterampilan dalam pengambilan keputusan sangat dipengaruhi oleh pengetahuan dan pengalaman manajer yang bersangkutan. Hal lain adalah, gaya manajemen (management style) juga menentukan proses dan hasil dalam pengambilan keputusan.

Melatih kemampuan dalam pengambilan keputusan dalam dilakukan sehari-hari dengan mengamati rekan atau atasan ketika mereka melakukan pengambilan keputusan.

Pertanyaan-pertanyaan ini dapat diajukan:

• Apa keputusannya? (tindakan, waktu dan pelaku)
• Pilihan apa yang tidak diambil? (atau memang tidak ada pilihan)
• Bagaimana hasil keputusan tersebut? (berhasil baik atau kurang baik)
• Bagaimana dan apa penjelasan positif negatif setiap pilihan yang ada?

Berbagai contoh keputusan dan prosesnya akan disampaikan pada tulisan berikutnya.

(Pengaruh gaya kepemimpinan pada proses pengambilan keputusan; Keputusan Strategis; Keputusan Berdasarkan Informasi, dll.)

Keterampilan-keterampilan Manajerial, Apa saja ?

Keterampilan manajerial meliputi keterampilan dalam hal:

• Pengambilan Keputusan
• Pemecahan Masalah
• Manajemen Waktu
• Mengenal Diri (Self-Awareness)
  
• Manajemen Stress
• Wawancara
• Presentasi
• Komunikasi
  
• Mendapatkan Kekuasaan dan Memberi Pengaruh
• Memotivasi
• Mengelola Konflik
• Memberdayakan dan Delegasi
• Membangun Tim
• Melatih dan Pendampingan (Coaching)
• Negosiasi
• Melakukan Perubahan
• Isyarat Gerakan Tubuh (Body Language)

dan pengembangan dari keterampilan-keterampilan di atas.